Opret skabelon baseret på datakilde

Proces:

Processen er 3-delt.

1. Der dannes et standard layout i Abakion Legal, hvori man importerer layoutet fra en grundskabelon
2. Skabelonen eksporteres og der laves tilpasning, både flettefelter og brødtekst. Disse ændringer laves ”udenfor” Abakion Legal
3. Herefter importeres skabelonen i Abakion Legal.

Fremsøg dokumentskabeloner [Alt+Q]

Klik på + Ny for at indsætte en ny linje:

Udfyld linjen med følgende oplysninger:

• Kode: Angiv en kode til skabelonen. Der anvendes typisk numre, så der hurtigt kan vælges skabeloner. Typisk vælges nummeret alt efter hvor i sorteringsrækkefølgen den ønskes.
• Beskrivelse: Angiv en forklarende beskrivelse.
• Skabelongruppe: Vælg BREV eller EMAIL alt efter hvilken type, der skal oprettes.
• Flettegruppe: Hvis skabeloner er grupperet i flettegrupper vælges den ønskede gruppe. Dette anvendes typisk, hvis de forskellige sagstyper anvender forskellige skabeloner. Bruger man ikke gruppering vælges GENERELT.
• Datakildekode: Her vælges den datakilde, der skal anvendes i skabelonen.
• Filtype: Hvis der oprettes en brevskabelon vælges Word, og hvis der oprettes en e-mail vælges Mail.
• Standardmappe: Her er det muligt at angive en standardmappe som foreslås ved Ny interaktion på sager og klienter.

Nyt layout

Når linjen er oprettet, skal der oprettes et layout. Marker en skabelonlinje og tryk på knappen Nyt Layout. Skabelonen tilknyttes det standard layout, der er tilknyttet datakilden.

Skabelonen kan nu anvendes med det indbyggede standard layout.

Her dannes en tom skabelon og en datakilde med bogmærker fra den pågældende datakilde der er valgt [Datakildekode].

BEMÆRK, de placeres under Overførsler/downloads

I mappen ligger en skabelon og en datakilde:

Gem skabelon og datakilde på i en folder lokalt (eller oprettet mappe til formålet). Omdøb evt. skabelonen til et mere sigende navn.

Højreklik og vælg åbn i Word skabelonen.

Under fanen Forsendelser vælges Vælg modtagere - Brug en eksisterende liste… (brows til udlæst datakilde placering)

Vælg Indsæt fletfelt.

Når skabelonen er færdig, lukkes Word.

Importer skabelon

Herefter skal skabelonen importeres i Abakion Legal.

Marker den nye skabelon på linjen – Vælg Importér layout.

Klik på Vælg og brows til skabelon. Marker og vælg Åbn i bunden til højre

Under Dokumentskabeloner kan man nu se, at skabelonen er indlæst, da kolonnen Har layout får et flueben og dato indsættes i kolonnen Layout importeret den

Eksporter layout

Hvis man vil ændre i eksisterende layout starter man med at eksportere skabelonen som ”den er” i Abakion Legal og arbejder med den her fra. Når skabelonen er færdig, importeres den til Abakion Legal på samme måde som beskrevet ovenfor.

Du kan læse mere om, hvordan layoutet ændres i denne artikel: Rediger skabelon baseret på datakilde.

Skabelonens filtype

Vær opmærksom på, at man kan kun anvende skabeloner, der er af filtype .docx. Genbrug af skabeloner af filtype .dotx skal derfor gemmes i nyt format, ved f.eks. brug af ”gem-som” funktionen.