Dimensioner i fakturering - eksempelvis afdelingskode eller projektkode

Denne artikel gennemgår, hvordan dimensioner opsættes og bruges i fakturering. Dimensioner er statistikkoder, eksempelvis en afdelingskode, som bogføres rundt på posterne i systemet. Når en faktura bogføres kan dimensionen enten komme fra Debitoren (klienten), sagen, ressourcen (medarbejder) eller finanskontoen, og alt efter hvad er ønskes, skal opsætningen laves forskelligt. Opsætningen af dimensioner kan laves avanceret med mange dimensioner og opsætning af prioritering. Denne guide gennemgår enkle scenarier, og hvis der ønskes et avanceret setup, anbefales det at kontakte os for yderligere rådgivning.

Generelt om dimensioner

På debitorer (klienter), sager, ressourcer (medarbejdere) og finanskonti er det muligt, at opsætte Standarddimensioner som angiver, hvilke dimensioner der skal anvendes i bogføring. 

Standarddimensioner opsættes på kortet for den enhed, der skal bære dimensionen. Hvis dimensionskoden eksempelvis skal komme fra medarbejderen, skal den opsættes på medarbejderens Ressourcekort:

Hvis der eksempelvis skal angives afdelingskode på medarbejderen, oprettes en ny linje i Standarddimensioner:

Dimensionskode: Vælg den ønskede dimension, eksempelvis AFDELING.

Dimensionsværdikode: Her indsættes den defaultværdi, som skal anvendes.

Værdibogføring:

• • Blank - Ingen kontrol. Dimensionsværdikoden indsættes som default.
  • Kode skal angives - Dimensionsværdi skal angives ved bogføring. Dimensionsværdikoden  indsættes som default.
  • Samme kode - Dimensionsværdi skal angives ved bogføring og skal være den samme som  dimensionsværdikoden.
  • Ingen kode - Dimensionen må ikke angives ved bogføring. 

Det anbefales at vælge enten Samme kode eller Kode skal angives for at sikre, at der altid er dimensionskode på posterne.

Inden opsætningen laves

Inden opsætningen laves, skal det besluttes, om dimensionen skal komme fra Ressourcen (medarbejderen), som får tildelt salær i salærfordelingen, eller om dimensionen skal komme fra debitoren (klienten), sagen eller en finanskonto. Opsætningen skal laves forskelligt, alt efter hvilken type der vælges. I de næste to afsnit gennemgås de to principper.

Opsætning hvis dimensionen skal komme fra ressourcen (medarbejderen)

Hvis en dimension skal komme fra medarbejderen, skal den bogføres ned på de enkelte tidsregistreringer som senere afregnes. Dimensionen opsættes på Ressourcekortet som vist ovenfor. 

Salærlinjer på fakturaer oprettes som en samlet finanslinje, uanset hvor mange medarbejdere salæret er fordelt til. Derfor skal der ændres en opsætning, hvis dimensionen skal tages fra fordelingen og ikke fra salærlinjen.

Åbn vinduet Faktureringsopsætning. I panelet Salærfordeling tændes for de dimensioner, der skal tages fra salærfordelingen. Sagsnr.kode og Debitorkode bogføres altid på posterne og skal ikke tændes. Medarbejderkode sikrer at medarbejderens initialer overføres, når salæret bogføres på omsætningskontiene, og det anbefales at denne er tændt. Ønskes det, at eksempelvis Afdelingskode kommer fra salærfordelingen, tændes denne:    

Når salæret fordeles på fakturaudkastet vises dimensionerne som kolonner i salærfordelingen (Skal vises med Tilpas...):

Ved bogføring vil dimensionerne fra salærfordelingen blive brugt til moms- og omsætningsposter. Hvis der er angivet en anden værdi for samme dimension på selve fakturaudkastet, bruges den kun til omsætningsposter med blank kode og de poster der vedrører debitoren:

Opsætning, hvis dimensionen skal komme fra klient, sag eller finanskonto

Hvis en dimension skal komme fra en debitor (klient), sag eller finanskonto opsættes Standarddimensioner på de enkelte kort:

Debitorkort:

Sagskort:

Finanskonto:

Opsætningen af standarddimensionerne foretages som forklaret i starten af artiklen med Ressourcekortet som eksempel. Her er indsat en afdelingskode på et Sagskontaktkort:

Når salæret fordeles, indsættes afdelingskoden direkte på salærlinjen og overføres til posterne, når fakturaen bogføres:

Hvis en dimension bliver opsat på flere niveauer bliver dimensionen valgt efter et hierarki:

1. Debitor (Klient)
2. Sag
3. Finanskonto

Manuelle rettelser på fakturaudkastet

Det er muligt at rette de dimensioner, der kommer fra selve fakturaen (ikke salærfordelingen) direkte på fakturaudkastet inden bogføring. På en faktura findes dimensioner i to niveauer: På hovedet og på linjerne. Dimensionen på hovedet af en faktura bruges til samlekontoen og debitorposterne - altså de poster der følger klienten. Dimensionerne på linjerne følger salæret (omsætningen) og momsen. Når der rettes en dimension på fakturaen, er det vigtigt at være opmærksom på, om der rettes det korrekte sted. 

Dimensionerne på hovedet rettes i den øverste menu Fakturer -> Dimensioner:

Når man retter en dimension på hovedet af fakturaen, bliver man spurgt om linjerne skal opdateres. Dette kan vælges, hvis det ønskes at rette dimensionerne på hele fakturaen. 

Dimensionerne på linjen rettes direkte i kolonnen med dimensionskoden eller ved at klikke på menuen over linjerne Linje -> Relaterede oplysninger -> Dimensioner:

Det er altid muligt at kontrollere dimensionerne på fakturaudkastet inden bogføring ved at trykke på knappen Vis bogføring, og kontrollere at posterne bliver som ønsket.

De ovenstående principper kan godt kombineres, så nogle dimensioner tages fra salærfordelingen og andre fra salærlinjen på fakturaen.