Inkasso - Opbygning af et workflow

Abakion Legal understøtter anvendelse af batchafvikling – automatisk afvikling af workflows, ofte på tidspunkter, hvor der ikke arbejdes på systemet. Dermed kan en række processer gøres fuldautomatiske.

Workflows opbygges af en række byggeklodser, der gør at det er relativt enkelt at opbygge og vedligeholde workflows. Der kan tilknyttes et standard workflow til alle sagstyper og sagsundertyper, men alle workflows kan frit bruges på alle kontakter. Det vil oftest være sager, der anvendes workflows på, men der kan anvendes workflows på alle kontakttyper.

Når man starter et workflow på en kontakt/sag, dannes et såkaldt ”aktivt workflow”. Dermed kan der køre flere workflows parallelt på en kontakt/sag samtidigt.

Opbygning

Et workflow består af en række punkter, eller aktiviteter. For hvert punkt defineres hvad der skal ske, samt hvad næste punkt skal være – og hvornår dette skal udføres.

Punkterne opbygges af tre forskellige typer ”byggeklodser”

• Opgaver – f.eks. udskrive et dokument eller en rapport
• Betingelser – f.eks. ”er der angivet en dekretdato på sagen?”
• Beregninger – f.eks. ”Hvad er saldo på sagen?”

Opret nyt workflow

Et nyt workflow oprettes ved at følge disse trin:

1. Opret et workflow.
2. Tilføj de ønskede punkter
1. Vælg ”byggeklods” – hvis denne ikke findes, skal den laves først.
2. Vælg eventuelle ”før- og efter-punkter” (se senere)
3. Angiv rækkefølgen gennem workflowet på de enkelte punkter
4. Opret eventuelle variable.
5. Tilknyt eventuelt workflowet til en sagstype.

Før man går i gang med at designe et nyt workflow  kan det være en god idé at danne sig et overblik over den samlede proces, eventuelt ved at skrive workflowet op på en tavle eller lignende.

I de efterfølgende afsnit beskrives de enkelte trin i detaljer. Igennem artiklen anvendes et eksempel, hvor der oprettes et meget simpelt workflow, der hver måned beregner saldoen på en sag, og hvis denne er positiv, sendes et brev til klienten. Når sagen går i nul, afsluttes workflowet med et andet brev til klienten.

Opret workflow

Fremsøg Kontaktworkflow i øverste højre hjørne [Alt+Q]

Opret et nyt kontaktworkflow ved at vælge +Ny i båndet. 

Angiv kode og beskrivelse. Under Modul angives Inkasso

Tilføj punkter

Punkterne i workflowet tilføjes linje for linje. Det er valgfrit hvordan linjerne nummereres, men et fast antal cifre anbefales.

Punkter tilføjes ved at skrive et punktnr. (linjenr.), vælge punkttype (betingelse, beregning eller opgave) og vælge ”byggeklodsen”. Man kan vælge at ændre beskrivelsen til noget mere sigende for det konkrete workflow, men dette er ikke et krav.

Punkt ID (”Byggeklodsen”) klik på pil til højre eller genvej "Alt+Pil ned"

I eksemplet startes med punktet ”Indsæt frister”. Denne beregning skal udfra oprettelsesdatoen udføres en opgave. Derfor anvender vi et såkaldt ”Før-punkt” – hvilket vil sige et underpunkt, der altid udføres før selve punktet.

Der findes to typer underpunkter – ”Før-punkter” og ”Efter-punkter”. ”Før-punkter” anvendes til processer, der skal udføres inden det aktuelle punkt – eksempelvis beregning af renter, inden der udskrives en inkassoskrivelse. ”Efter-punkter” anvendes dels til efterbehandling – eksempelvis at opdatere databasen med informationer på baggrund af den udførte handling – og dels til beregninger og betingelser, der fastslår hvad næste punkt skal være.

Underpunkter tilføjes ved at trykke Alt+Pil Ned (opslag) i kolonnen ”Antal før-punkter” eller ”Antal efter-punkter”. Kolonnerne er som standard placeret yderst til højre på punkt-linjerne.

Når oprettelsesdato er ’fundet’ indsættes 2 opgaver, der skal udføres efter beregningen. Disse 2 opgaver vises i opgavelisten på sagen og den ’Ansvarlig relation’ der er valgt i opsætningen af opgaven.

Underpunkter angives på samme måde som almindelige punkter, dog uden angivelse af linjenr. Der vælges type og ID, og hvis nødvendigt redigeres beskrivelsen.

Angiv rækkefølge

Når alle punkter er oprettet, skal rækkefølgen angives. Det er ofte ikke muligt at angive rækkefølgen samtidigt med oprettelsen af det enkelte punkt, da punkter typisk fører videre til det næste punkt – der dermed ikke er oprettet endnu.

Det næste punkt angives i kolonnen ”Næste punkt”. Her kan der både tastes og anvendes opslag med Alt+Pil Ned (eller ved at klikke). Såfremt det næste punkt skal udføres umiddelbart efter det aktuelle, skal der ikke angives yderligere. Men ofte ønskes det, at næste punkt først udføres på en fremtidig dato.

I kolonnen ”Næste dato” kan der angives en datoformel for, hvornår næste punkt skal udføres. Ønsker man eksempelvis at næste punkt skal udføres 10 dage efter det aktuelle punkt, skrives ”10D” i denne kolonne.

Kolonnen ”Datoberegning” giver mulighed for at angive hvilken dato ”Næste dato” der beregnes i forhold til. De to mest anvendte valgmuligheder er ”Arbejdsdato som er standard og svarer til dags dato og ”Aktivitetsdato”. ”Arbejdsdato” betyder, at datoen for workflowets næste aktivitet beregnes ud fra den aktuelle arbejdsdato i Abakion Legal.

”Aktivitetsdato” betyder, at datoen beregnes ud fra, hvornår det aktuelle punkt skulle have været udført.

Kolonnerne ”Alt. Næste Punkt”, ”Alt. Næste Dato” og ”Alt. Datoberegning” anvendes ved betingelser. Logikken er ”Hvis betingelsen er opfyldt, så gå til næste punkt, ellers gå til det alternative næste punkt”.